녹채원 그룹웨어 사용자 매뉴얼
관리팀·대리점팀·식재팀·구매팀 파일럿에서 실제로 쓰는 기능만 정리한 안내서입니다. 목표는 기능이 많아 보이는 것이 아니라, 직원의 하루 업무와 부서장의 검토, 부사장의 상태 판단이 이 화면 안에서 끝나는 것입니다.
1. 이 시스템의 목적
오늘 할일·루틴·업무일지를 1분 안에 확인하고, 상태를 짧은 클릭으로 끝냅니다.
지연·미수행·보정요청·결재대기만 빠르게 보고 검토합니다.
4팀 진척, 결재 적체, 막힌 일, 운영 상태를 묻지 않고 봅니다.
그룹웨어는 단순 기록 화면이 아니라 실행 상태를 남기는 운영 화면입니다. Notion·Drive는 정본 보관 계층이고, Slack은 알림 보조 채널입니다.
2. 첫 로그인 — 3분이면 끝납니다
주소창에 gw.nok-chae-won.com 을 입력합니다. 컴퓨터·휴대폰 모두 됩니다. 설치할 프로그램은 없습니다.
[Google로 로그인]을 누르고 회사 구글 계정을 선택합니다. 개인 지메일, 실명과 다른 표시 이름은 사용하지 않습니다.
처음 접속이면 본인 부서를 선택합니다. 관리팀·대리점팀·식재팀·구매팀 중 본인 소속을 고릅니다.
왼쪽에 오늘 / 할일 / 루틴 / 업무일지 / 결재함 / 조직도 메뉴가 보이면 준비 완료입니다. 안 보이면 관리자에게 알립니다.
발생 시간, 로그인한 계정 메일주소, 보인 오류 문구, 화면 캡처 1장을 함께 보냅니다. 비밀번호·인증코드는 캡처하지 않습니다.
3. 내 화면의 메뉴 — 역할별로 다르게 보입니다
| 메뉴 | 누가 보나 | 무엇을 하나 |
|---|---|---|
| 오늘 | 전원 | 오늘 할일·루틴·결재 차례를 한 화면에서 확인합니다. 출근하면 여기부터 봅니다. |
| 할일 | 전원 | 예정 → 진행중 → 완료로 상태를 관리합니다. 새 할일도 여기서 등록합니다. 우선순위와 지연 항목이 강조 표시됩니다. |
| 루틴 | 전원 | 반복 업무를 완료 / 해당없음 / 이슈있음 / 미수행으로 체크합니다. |
| 업무일지 | 전원 | 완료한 일이 자동으로 모입니다. 직접 쓰는 보고서가 아닙니다 — 확인만 누르면 됩니다. |
| 결재함 | 전원 | 기안서·지출결의서를 작성하고 결재합니다. 자세한 사용법은 아래 5번. |
| 조직도 | 전원 | 회사 → 본부 → 부서 → 직원 트리로 봅니다. 본부·부서를 클릭하면 접고 펼 수 있고, 검색도 됩니다. |
| 프로젝트 · 수집함 | 부서장 이상 | 부서 간 협업 업무와 접수 문서를 관리합니다. 파일럿 초기에는 필수가 아닙니다. |
| 메일 · 전사/회의록 · 헤르메스 · 운영 | 관리자 전용 | 지메일 연결, 회의록 자동 정리, AI 챗, 운영 점검 화면입니다. 직원 화면에는 나오지 않습니다. |
4. 직원의 하루 — 이 순서만 지키면 됩니다
출근: 오늘 화면
오늘 처리할 일, 지연 항목, 내 결재 차례가 있는지 먼저 봅니다.
일과 중: 상태 변경
시작하면 진행중, 끝나면 그날 바로 완료를 누릅니다. 오늘 못 끝내면 그대로 두지 말고 메모를 남깁니다.
루틴 체크
반복 업무는 완료 / 해당없음 / 이슈있음 / 미수행으로 체크합니다. 누락되거나 잘못 배정된 루틴은 관리자에게 알립니다.
퇴근 전: 일지 확인
자동으로 모인 오늘 기록을 확인하고, 필요하면 보충 메모 후 확인을 누릅니다. 부서장은 주 1회 묶어서 검토합니다.
5. 결재함 사용법 (2026-07 정식 운영)
결재함은 이제 작성 → 상신 → 결재 → 기록까지 전 과정이 돌아갑니다. 화면은 왼쪽 문서 목록 + 오른쪽 상세의 2단 구성입니다.
① 문서 작성
| 새 결재 작성 | 결재함에서 [새 결재 작성]을 누르고 기안서 또는 지출결의서 양식을 고릅니다. |
| AI 초안 도움 | 내용을 말하듯 적으면 AI가 양식에 맞는 초안을 만들어 줍니다. 초안은 반드시 본인이 읽고 고친 뒤 상신합니다. |
| 결재선 자동 지정 | 문서 종류와 금액에 따라 결재선이 자동으로 붙습니다. 필요하면 상신 전에 수정할 수 있습니다. |
② 지출결의서 금액별 결재선 (자동 적용)
| 금액 | 결재선 |
|---|---|
| 10만 원 이하 | 담당자 전결 |
| 30만 원 이하 | 부서장 |
| 100만 원 이하 | 부서장 → 부사장 |
| 100만 원 초과 | 부서장 → 부사장 → 대표 |
③ 상신 후 흐름
| 상신 | 상신하면 문서번호가 자동으로 붙고(예: 2026-관리-001), 본문이 잠깁니다. 이후 수정하려면 회수해야 합니다. |
| Slack 알림 | 결재 차례가 된 사람에게 Slack 개인 쪽지가 자동 발송됩니다. |
| 결재자 선택지 | 승인 / 보정요청(사유 필수 — 작성자가 고쳐서 재상신) / 반려 세 가지입니다. |
| 회수·삭제 | 결재가 끝나기 전이면 작성자가 회수할 수 있습니다. 초안·보정요청·반려 상태의 문서는 삭제할 수 있습니다. |
이 결재함은 내부 운영 결재용입니다. 법적 전자결재를 대체한다고 선언하지 않으며, 인사·급여·세무 원장 확정에도 쓰지 않습니다. 민감 자료 업로드는 별도 안내 전까지 하지 않습니다.
6. 부서장용 확인 포인트
| 화면 | 우선 확인할 것 | 판단 기준 |
|---|---|---|
| 오늘 | 지연, 미수행, 보정요청, 결재대기 | 정상 진행보다 막힌 업무를 먼저 봅니다. |
| 할일 / 루틴 | 트래킹 할일, 이슈있음 루틴 | 직원에게 구두로 묻기 전에 시스템 상태를 기준으로 봅니다. |
| 업무일지 | 주간 검토 대기, 보정요청 사유 | 조용히 죽는 업무가 없도록 보정 사유를 명시합니다. |
| 결재함 | 승인대기 문서 — Slack 쪽지가 오면 그날 처리 | 보정이 필요하면 사유를 남깁니다. 구두 피드백으로만 끝내지 않습니다. |
| 조직도 | 우리 팀 인원·겸직 표시가 실제와 맞는지 | 다르면 관리자에게 알립니다. |
7. 꼭 지킬 것 / 알아둘 것
- 개인 지메일로 로그인하지 않습니다. 구글 계정 이름이 실명인지도 확인해 주세요 — 별명이면 업무 배정과 결재 연결이 어긋납니다.
- 일상 업무 기록은 그룹웨어가 우선입니다. 그룹웨어에 문제가 있을 때만 기존 Notion을 임시로 쓰고, 임시로 처리한 건은 날짜·담당자를 남깁니다.
- 같은 업무를 그룹웨어와 Notion에 이중 등록하지 않습니다 (장애 시 임시 처리는 예외).
- Slack 알림은 Slack ID가 등록된 사람부터 차례로 켜집니다. 알림이 안 오면 관리자에게 ID 등록을 요청하세요.
- 오류는 지우거나 우회하지 말고 아래 8번 형식으로 알려주세요. 불편사항은 실패가 아니라 개선 재료입니다.
8. 오류 / 불편 접수 형식
| 항목 | 예시 |
|---|---|
| 발생 시간 | 2026-07-10 09:20 |
| 화면 | 할일 / 루틴 / 업무일지 / 결재함 / 로그인 |
| 한 행동 | 완료 버튼 클릭, 결재선 수정 저장 |
| 결과 | 저장 안 됨, 알림 없음, 문서 상세가 갱신 안 됨 |
가능하면 화면 캡처를 함께 보냅니다. 비밀번호, 인증코드, 민감정보는 캡처하지 않습니다.
9. 다음에 붙는 기능 (예고)
지출결의서 증빙(영수증) 자동 인식 품질, 결재선 예외 수정 화면
프로젝트(부서 간 협업) 화면 확장, 회의록 자동 정리 전사 확대
4주 파일럿 평가(8월 초) 후 전사 확장 여부와 순서를 정합니다.